Pimp your Reporting – 7 Tipps

Datenbanken und Daten sind der Themenkomplex mit dem sich Business Intelligence (BI) in der Hauptsache beschäftigt. Ja, diese Elemente sind wichtig – aber ohne Anwendungsfall nichtssagend und bedeutungslos. Der „Anwendungsfall“ ist das Berichtswesen. Dort erst können aus diesen Daten steuerungsrelevante Informationen oder, noch besser Botschaften werden.

DIE INHALTE LEBEN IM BERICHTSWESEN

Im Berichtswesen eines Unternehmens leben die INHALTE. Doch diese Schnittstelle zwischen „Datenmüll“ und Nutzer verkommt häufig zum letzten Programmpunkt eines BI-Projektes, kurz bevor die Koffer gepackt werden. „Da reicht doch eine 1:1-Umsetzung unserer Excel-Reports!“, hört man häufig und so schnell dieser Satz dahingesagt ist, so nebenbei wird diese Anforderung dann meist auch realisiert und das Projekt ist zu Ende.

Die Türen schließen sich hinter Berater und Projektteams. Die Pflichtenhefte sind fein säuberlich abgearbeitet. Auch die Endnutzer sind informiert und haben ihre Zugänge zum neuen „tollen“ System erhalten. Doch schon nach kurzer Zeit flaut die Euphorie ab, die Zugriffszahlen sinken dramatisch. Nutzer weichen wieder auf ihre heißgeliebten Excel-Auswertungen aus. Warum ist das so?

Nun, möglicherweise hat man die falschen Endnutzer, denn die Technik ist ja „brillant“.

7 GEWICHTIGE TIPPS VON EINEM DER WEISS WIE ES RICHTIG GEHT

Richard Vizethum, der Entwickler u.a. des hochinnovativen und mit dem Best Practice Award Business Intelligence 2008 ausgezeichneten Web-Informations- und Wissenskonzepts Business@Times, nennt 7 Punkte, wie man zu einem nachhaltigen und wirkungsvollen Ergebnis gelangt.

1. ZIELGRUPPE
Zufriedenes Publikum applaudiert

Finden Sie was Ihr Publikum WIRKLICH-WIRKLICH braucht!
Der Applaus des Publikums ist der Lohn des Künstlers. Diesen erhalten Sie aber nur, wenn Sie Ihrem Publikum „unterhaltsame“ Informationen liefern. Informationen, die es auch benötigt. Versuchen Sie herauszufinden, was dieses Publikum WIRKLICH-WIRKLICH braucht. Hier ist WAHRNEHMUNG gefragt!
Frage Sie Ihr „Publikum“ nicht einfach, was alles gespielt werden soll. Die Mehrzahl weiß es nicht und wird deshalb den Bogen sehr weit spannen – überspannen. Wenn man dann damit beginnt zusammenzustreichen – weil ALLES eben nicht machbar ist und auch nie Sinn macht – wird man Widerstand provozieren und sich in einer Diskussionsspirale verheizen.

2. STORYBOARD
Das Drehbuch – die Autoren

Schreiben Sie ein spannendes Drehbuch!
Auch ein Berichtswesen lebt von der Geschichte die es zu erzählen hat. Jede Geschichte hat ihre eigene Dramaturgie. Dabei ist die Denkrichtung der Nutzer wichtiger als Kennzahlen. Was sollen einzelne Reports erzählen? Wie sind die einzelnen Elemente der Geschichte sinnvoll miteinander verbunden? Wie sehen Clusterstruktur und Navigation aus?
Das Storyboard ist die Grundlage für jede weitere Aktivität. Lassen Sie sich Zeit damit – denn nur so sparen Sie auch Zeit z.B. in der technischen Realisierung.
Setzen Sie keine Praktikanten oder Unternehmens-Neulinge an das „Drehbuch“ des Berichtswesens. Egal wie intelligent diese sind – sie können es nicht! Denn ihnen fehlen drei entscheidende Voraussetzungen: Erfahrung, Erfahrung, Erfahrung. Nehmen Sie aber auch nicht die Betriebsblinden und Linientreuen. Sie werden nur dafür sorgen, dass alter Wein in neuen Schläuchen produziert wird.

3. EINFÜHRUNGSSTRATEGIE
Von Unten nach Oben einführen

Entwickeln Sie eine Bottom-Up-Einführungsstrategie!
Eine Bottom-Up-Einführungsstrategie fordert zwar mehr vom Projektteam, setzt sie doch einen sehr viel größeren Qualitätsanspruch an das Ergebnis. Doch nur wenn das Produkt einen echten Nutzen stiftet wird es „Unten“ auch akzeptiert werden.
Berufen Sie sich nicht auf höhere Führungsebenen! Das zeigt nur, das sie selbst nicht überzeugt von ihrem „Produkt“ sind.
Suchen Sie sich im Unternehmen Multiplikatoren, die der Konzeptidee gegenüber aufgeschlossen sind und nehmen Sie diese relativ frühzeitig mit – am besten mit Hilfe eines „Blockbusters“. Es kommt dabei nicht auf die hierarchische Zuordnung dieser Personen an, sondern auf deren Wirkung im jeweils relevanten Umfeld. Diese Mutliplikatoren werden Ihre Botschaft – wenn sie gut ist – im Unternehmen verbreiten.

4. BLOCKBUSTER
Nicht alles auf einmal

Beginnen Sie mit einem Blockbuster
Aufmerksamkeit ist der Nährboden eines guten Berichtswesens. Schnelle Akzeptanz der beste Dünger für Wachstum.
Versuchen Sie nicht gleich alles auf einmal den Nutzern zur Verfügung zu stellen. Starten Sie mit einem Blockbuster und nicht mit einem 08/15-Standardbericht. Geben Sie Ihren Kunden DIE Informationen, die sie schon immer haben wollten, aber bisher noch nicht bekommen haben! Seien Sie kreativ!

5. EINFÜHRUNG UND DANN?
Schulen, schulen, schulen

Eine Einführungsveranstaltung reicht nicht!
Es reicht nicht aus durch eine Einführungsveranstaltung kurzfristig die Aufmerksamkeit auf das Berichtswesen zu lenken um eine intensive Nutzung herbeizuführen. Sie werden Geduld benötigen. Sie müssen die Gedanken hinter dem Berichtswesen immer wieder vertiefen. Es wird also nicht DIE Einführungsveranstaltung geben, sonderen regelmässige Schulungs- und Auffrischungsaktivitäten.
Nutzen sie jede Gelegenheit um die Nutzer zu schulen. Schulen Sie einen neuen Reportcluster oder einzelne Reports, vermitteln Sie jede interessante Neuerung oder bringen Sie Bekanntes wieder in Erinnerung.
Bauen Sie dabei immer Neues auf Bekanntem auf. Gehen Sie dabei proaktiv vor – fordern Sie die Nutzer.
Bleiben Sie auch sonst dran. Newsletter, Redaktionelle Beiträge, Nutzerforen usw. erhalten Ihr Berichtswesen im Gespräch.

6. NUTZUNGSVORBILD SEIN!
Redundanzen verhindern

Seien Sie VORBILD in der Nutzung Ihres Berichtswesens!
Den größten Fehler, den man als Initiator eines neuen Berichtswesens machen kann ist der, es selbst nur halbherzig zu nutzen. Sie dürfen sicher sein, dass diese Saat des Zweifels in den Gärten der Nutzer aufgehen wird.
Nutzen sie das Berichtswesen oder Informationen daraus in Meetings. Zeigen Sie jedem, dass Sie dahinterstehen.
Verhindern Sie unnötige Redundanzen durch Parallelberichtswesen. Kooperieren Sie mit den Berichtserstellern und integrieren Sie die Elemente aus deren „Schattenberichten“, die einen zusätzlichen Informationsnutzen stiften könnten.

7. BERATER (EINE KLEINE ANMERKUNG)
Darum prüfe wer sich bindet

Seien Sie Beratern gegenüber achtsam!
Berater können einem dabei helfen über den Tellerrand hinaus zu schauen und sich für neue Wege zu öffnen, aber sie können auch als Bremser auftreten. Denn sie kommen häufig mit vermeintlichen Standards, welche sie schon oft in der Praxis – „erfolgreich“ – erprobt haben. Berater werden meist auch nur dann kritisch Ihren Ideen gegenüber sein, wenn sie selbst einen Vorteil daraus ziehen können. Dies kann mehr kosten als man glaubt.
Ein wirklich erfahrener Berater wird Ratgeber sein und Ihnen auch widersprechen – zu Ihrem Nutzen! Und er wird die Möglichkeiten eines Standards kreativ bis an die Grenzen ausreizen um das, für Ihr Unternehmen, passende Konzept realisierbar zu machen.

 

Autor: Richard Vizethum
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